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企业秘书的办信能力

资料文档 ziyuan 3周前 (08-02) 24次浏览 已收录 0个评论

企业秘书的办信能力

摘 要:信息在现代经济生活中的作用越来越大,已经成为市场竞争的重要手段。对于企业来讲,信息尤为重要。企业秘书作为企业发展的参谋和助手,必须具备办信能力。在具备专业知识和基本科学文化知识的基础上,能够熟练运用计算机网络和各种办公自动化设备,对信息进行收集、整理。对企业的决策提供正确的依据,推动企业的发展。
关键词:企业秘书;办信能力;要求
经济的发展促使不同性质、不同规模的企业如雨后春笋般兴起。有关数据显示,很多企业都需要经过专业培训或专业学习的秘书工作人员。秘书人员要以市场需求为导向,更新就业观念。以我院为例,我院文秘专业学生的培养方向是面向中小企业,培养具备有较强的专业能力、具有良好职业道德,能够胜任企事业单位,从事办事员、文书、秘书、办公室领导、总裁助理、商务代表等相关岗位的高素质技能型人才。在这种情况下,企业文秘产生了,成为新时代文秘人才培养的重要目标。
一、办信能力
企业文秘是在 21 世纪知识经济时代下 , 以企业办文、办会、办事、为基础工作的新型办公行政人员。企业文秘应具备企业合同、协议等文本的起草能力,有一定的法律、法规功底,当然更要有操作电脑、文字组织、会务组织、事务处理等的基本能力;还要对该企业以及与业务有关的法律、法规有一定的了解。在具备以上办文、办会、办事能力的基础上,还要具备办信能力,这是近几年企业对秘书提出的新的能力要求。
办信能力不是信访,是指秘书人员在熟练运用办公自动化设备的基础上,利用各种途径收集信息,对信息理解、分析、概括、归纳、运用的能力。美国信息协会信息能力主席委员会认为“信息能力是认识到适合需要的信息,并准确的定位、评价及有效利用所需信息的能力”。国外很多高校要求学生具备信息素养,能够正确的发现信息、获取信息、鉴别信息、利用信息完成任务,解决问题。当今社会,信息是效率,是生命,只有充分掌握信息,及时有效地运用,才能更好、更快的适应社会发展的变化。对于企业来讲,信息是企业确定战略规划的依据,制定决策的基础,市场竞争的重要手段。没有信息,企业即使有了资金、厂房、设备、技术等,也寸步难行。谁先掌握了准确全面的信息,并有效利用,谁就能在市场竞争中立于不败之地。企业秘书能否在第一时间及时、准确的发现并处理信息,关系到企业的发展。
二、办信能力对企业秘书提出的要求
21 世纪是信息高速发展的时期,信息量大,信息更新速度快。信息作为一种资源,与人们的工作和生活有着密切的关系。企业秘书也要适应时代的发展,转变观念,提高自身的办信能力,充分发挥参谋助手作用,适应时代的发展。信息对企业的发展起着至关重要的决定作用。企业秘书完成办信工作,必须具备以下能力和素质:
(一)培养办信道德
无论是党政机关的秘书,还是企事业单位的秘书,都是直接为单位的领导机关服务的。秘书起着处于承上启下的作用,有着特殊的地位,成为上情下达、下情上呈的枢纽。由于秘书工作的特殊性,会接触到有关企业发展的重要信息,企业秘书必须遵守信息道德,强化保密意识,不能为了个人利益,利用信息做出与道德、与法律相悖离的行为。
(二)掌握基本文化知识
企业秘书要想做好办信工作,首先应该具备信息意识,在全球化竞争日益激烈的今天,明确信息的作用及价值,养成收集信息的惯性思维。其次,要具备基本的科学文化常识和专业知识,能够正确理解和应用与企业发展息息相关的信息,了解信息的发展与变化。再次,还要掌握企业管理的相关知识,如本企业的特点、企业文化、管理方法、企业运营状况等,这样,才能将有效信息与企业恰当的联系在一起,信息才会为企业创造利润,创造财富。
(三)掌握信息能力
信息能力是指企业秘书在工作实践中,对与企业相关的信息能够及时的进行收集、整理、运用、存储。具体表现在以下四个方面:
1、信息的收集
信息收集是整个信息工作的第一步,是指企业秘书为满足企业发展需要,通过网络、社会团体、调查、媒体等不同的渠道,运用观察法、问卷法、阅读法、询问法、网络法等各种方法,按照一定程序,收集获取信息的过程。收集信息时一定要做到及时。
2、信息的整理
信息整理是信息工作的核心,是将收集来的大量信息以一定的标准,按照字母、地区、主题等分类方法,进行分类、筛选、核对、综合、编写,形成书面材料。通过加工整理,使无序、分散的信息形成系统。
3、信息的运用
运用整理完的信息是信息工作的目的。企业秘书将自己的观点与信息融合,结合本企业的特点和实际情况,在领导做决策时,为其提供参考依据。信息运用时要注意信息的准确性、完整性、针对性。
4、信息的存储
信息存储是将运用完的的信息用科学的管理方法,将有保存价值的信息,按照一定的程序,以文字、声像等形式,进行保存,以便以后更好的运用。信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程。
(四)具备熟练计算机网络及办公自动设备的应用能力
办信对企业发展至关重要,我认为企业文秘的办信能力不能单一的理解为信息的搜集、整理、归纳、运用,还应该具备熟练运用网络和各种办公自动化设备的能力。
计算机的产生和发展促进了人类的进步,推动了经济的发展。办公自动化是伴随着计算机的普及出现的一种新型办公,是将现代办公与计算机网络、现代自动化设备结合起来的综合性技术。具体要求是熟练运用计算机进行 Word、Excel 和 PowerPoint 等操作,熟悉各种办公软件的运用,正确使用打印机、复印机、传真机、扫描仪等仪器,并能够进行常规性的保养与维修,保证设备正常使用。
现代社会,信息获取得途径越来越多,网络是其中之一。网络信息大多以网页的形式存在,在网页中包含了大量的文字、图片、视频等。打开了网页,运用保存、收藏等功能,可以获取所需信息,还可以运用计算机技术对所需信息进行编辑、转换,达到预期目标。
网络获取信息速度快、数量多,质量较难控制。“网页监控”、580K 力推的“信息定制”是更新网络信息及获得重要信息的网络服务模式,能够进行关注、进行订阅。具有获得精准信息、节省时间、免除广告、病毒困扰等特点。在通过网络模式对信息进行筛选的基础上,必须熟练运用计算机软件、打印机、复印机等设备,对信息进行多次鉴别、整理,保证信息的真实有效。设备出现故障,应该能够进行常规性维修。企业秘书只有具备了熟练运用网络和各种办公自动化设备的能力,掌握计算机网络技术的名词术语、技术功能、技术特点、构成与应用,才能更好的完成信息的收集整理工作。
综上所述,企业秘书必须具备办信能力。创新是一个民族的灵魂,是企业发展的动力。信息时代对秘书提出了新的要求,企业秘书在新的时代,也要与时俱进,培养办信能力,为企业的发展增砖添瓦。
参考文献
[1]萨日娜.论现代企业秘书人员的信息培养 [J],经营管理,2014(15)
[2]李励.论信息时代信息能力的培养与提高 [J],浙江省图书馆学会第八次学术研讨会论文集,2001(11)
[3]刘存玲.秘书的信息能力 [J],秘书,2011(9)

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